Einsatzplanung

Aufgaben der Einsatzplanung

Die Einsatzplanung koordiniert und optimiert den Einsatz der Ressourcen eines Unternehmens für die Abwicklung der Gesamtheit aller Projekte.

Voraussetzung für die Einbeziehung eines Projektes in einen Lauf der Einsatzplanung ist, dass es einen Projektstrukturbaum und Gesamtnetzplan hat, die zuvor von der Terminplanung erzeugt wurden. Diese Projekte und ihre Vorgänge haben dann Netzplantermine, durch die insbesondere eine zeitliche Verteilung des Kapazitätsbedarfs der Produktionsvorgänge definiert ist. Die zeitliche Verteilung des Kapazitätsbedarfs durch die Terminplanung berücksichtigt jedoch keine konkurrierenden Kapazitätsanforderungen der Vorgänge untereinander. Sie ist also nur ein lokales Optimum, das bestenfalls im Einzelprojekt-Management den "Realitätstest" besteht.

Der global optimierte Abgleich des Kapazitätsbedarfs der Vorgänge aller Projekte mit dem Kapazitätsangebot sämtlicher Ressourcen, die für die Projektarbeit einsetzbar sind, wird von der Einsatzplanung vorgenommen. Die Netzplantermine der Terminplanung sind dabei Vorgaben, die von der Einsatzplanung so gut wie möglich einzuhalten sind:

Das ideale Ergebnis der Einsatzplanung ist, wenn die Einsatzplanungs-Termine der eingelasteten Projekte mit ihren Terminplanungs-Terminen übereinstimmen, und zusätzlich der zeitverteilte Kapazitätsbedarf der Produktionsvorgänge zu keinem Zeitpunkt das Kapazitätsangebot ihrer Bearbeiter übersteigt.

Wenn außerdem der zeitverteilte Kapazitätsbedarf der Produktionsvorgänge zu keinem Zeitpunkt das Kapazitätsangebot ihrer Bearbeiter untersteigt, sind die Produktionsmittel optimal ausgelastet.

Da dieser Idealfall normalerweise nicht eintritt, bietet ScenarioAssistant verschiedene Strategien für Kompromisslösungen an. Dieses Kernproblem des Multi-Projektmanagements wird durch diverse Optionsparameter bei der Einsatzplanung entschärft.

Generell ist die Einsatzplanung für jede vorgegebene Menge von Projekten und Ressourcen, die als Bearbeiter den Produktionsvorgängen zugewiesen sind, ausführbar. Die Bearbeiter sind Ressourcen der Linien- oder optional auch der Projektorganisation eines Unternehmens. Die Einsatzplanung ergänzt die Projektstrukturbäume der Terminplanung um die Einsatztermine sowie die zeitliche Verteilung ihres Aufwandes. Anschließend speichert die Einsatzplanung die zeitverteilte Belastung der Ressourcen durch die Produktionsvorgänge dieser Projekte in einer so genannten Belastungsmatrix.

Die Information einer Belastungsmatrix ist von hoher Bedeutung für die betriebswirtschaftliche Bewertung der Projektarbeit in Unternehmen.

Die Qualität der Information wird allein durch die Einsatzplanung eines PM-Systems bestimmt, das entweder mehr oder weniger gute Optimierungsstrategien zur Abdeckung des Projektaufwandes durch die Ressourcen bietet.

Ergebnisdaten

Jede Belastungsmatrix hat einen schachbrettartigen Aufbau. In den Zeilen stehen die Ressourcen eines Teilbaumes der Linienorganisation und optional die Ressourcen eines Teilbaumes der Projektorganisation (temporäre Ressourcen). Die Spalten der Belastungsmatrix sind Intervalle eines vorgegebenen Zeitrasters (Tag, Woche, Monat). Jedes Feld E(r,t) der Belastungsmatrix enthält

• die verfügbare Kapazität der Ressource r im Zeitintervall t und
  
• die direkte und die indirekte Belastung der Ressource r im Zeitintervall t durch die in die Belastungsmatrix eingelasteten Projekte.
  

Auf den einzelnen "Schachbrettfeldern" werden von der Einsatzplanung die Arbeitspakete aufgelistet, die eine Ressource in einem Zeitintervall zu erledigen hat. Auf diese Weise werden alle Projektaufwände von der Einsatzplanung auf der Zeitachse verteilt.

Schema einer Belastungsmatrix

Definition und Steuerung der Einlastung

Bei der Definition einer Belastungsmatrix sind folglich im Wesentlichen

• die Teilbäume der Linien- und Projektorganisation
• das Zeitraster (Stunde, Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr)

vorzugeben.

Führt man die Einsatzplanung für eine Belastungsmatrix aus, so werden zunächst die Verfügbarkeiten ihrer Ressourcen aktualisiert. Danach werden die ihr zugeordneten Projekte in der Reihenfolge ihrer Prioritäten eingelastet, wobei der Zeitrasterbeginn auf einen vom Standdatum abhängigen Datumswert gesetzt wird.

Die Einlastung kann entweder

• nach der Strategie des Projektmanagements
  
  • termintreu:
    Ressourcenüberlastung wird akzeptiert, Termine der Terminplanung werden unbedingt gehalten
  • kapazitätstreu:
    Ressourcenüberlastung wird nicht akzeptiert, Termine der Terminplanung werden daher i.d.R. nicht gehalten
  • meilensteintreu:
    Ressourcenüberlastung wird nur dann partiell akzeptiert, wenn andernfalls Plantermine mit der Verbindlichkeit "fix" (=Meilensteine) in Gefahr geraten
    
  
  
• nach der Strategie der Produktionssteuerung
  

erfolgen.

Varianten des Kapazitätsabgleichs

Ferner kann neben der Einlastung aller Projekte in eine Belastungsmatrix (Neuaufwurf) eine geladene Belastungsmatrix modifiziert werden, indem man weitere Projekte einlastet oder eingelastete Projekte wieder auslastet.

Bei einem Neuaufwurf mit der Option kapazitätstreuer Einlastung spielt die Priorität eines Projektes eine wichtige Rolle. Diese bestimmt die Einlastungsreihenfolge der Projekte. Offenbar trifft das erste einzulastende Projekt noch auf die gesamte Verfügbarkeit der Ressourcen. Die Wahrscheinlichkeit, dass seine Termine aufgrund der bestehenden (noch Null-)Belastung der Ressourcen gehalten werden können, ist hoch. Später eingelastete Projekte müssen mit den Restverfügbarkeiten der Ressourcen auskommen. Entsprechend ist die Wahrscheinlichkeit für Terminverschiebungen zunehmend höher. Als unmittelbare Folge ergibt sich, dass die Einlastung eines Projektes in eine bestehende Belastungsmatrix eine Einlastung mit "schlechtester Priorität" relativ zu den bereits eingelasteten Projekten ist.

Eine weitere Steuerungsmöglichkeit für den kapazitätstreuen Einlastungsalgorithmus ist die Vorgabe von Ausweichressourcen. Hat ein Arbeitspaket genau eine ausführende Ressource, die bereits überlastet ist, wird versucht, die Terminplanungstermine mit Hilfe der Ausweichressourcen einzuhalten. Eine Ausweichressource wird endgültig zugeordnet, falls diese die Terminplanungstermine des Vorgangs einhalten kann. Trifft das für keine der Ausweichressourcen zu, ist eine Terminverschiebung offenbar unvermeidbar, und die ursprüngliche Ressource wird beibehalten. Hat ein Vorgang mehrere Bearbeiter, kommen keine Ausweichressourcen zur Anwendung: Die Aufwände werden bei Engpässen auf alle Bearbeiter verteilt, um die Terminplanungstermine so gut wie möglich einzuhalten.

Die kapazitätstreue Einlastung dehnt i.d.R. die Terminplanungsdauer der Vorgänge aufgrund von Kapazitätsengpässen. Diese Dehnung kann durch die Vorgabe der maximal zulässigen Dehnung in den Definitionsdaten für Vorgänge begrenzt werden.

Da die Belastungsmatrizen auch die Liste der Tätigkeiten enthalten, die die Belastung jeder Ressource in einem bestimmten Zeitintervall verursachen, werden die Belastungsmatrizen zum entscheidenden Steuerungsinstrument für die Auftragsabwicklung: Ein Mitarbeiter entnimmt seiner Belegungsliste, welche Tätigkeiten er wann zu erledigen hat.

Da beliebig viele Belastungsmatrizen angelegt und bearbeitet werden können, liegt eine ideale Datenbasis für Plansimulationen vor!